Тема 2.3. Программные средства презентаций и основы офисного программирования
Тема 2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы
2.4.11. Учебная база данных с главной кнопочной формой "Training_students" - Скачать
Прикладная программа Excel
2.2. Процессоры электронных таблиц
2.2.2. Редактирование и форматирование рабочих листов Mіcrosoft Excel
Любая обработка информации начинается с ее ввода в компьютер. В электронные таблицы MS Excel можно вводить текст, числа, даты, время, последовательные ряды данных и формулы.
Ввод данных осуществляется в три этапа:
- выделение ячейки;
- ввод данных;
- подтверждение ввода (нажать клавишу Enter).
После того как данные введены, их нужно представить на экране в определенном формате. Для представления данных в MS Excel существуют различные категории форматных кодов.
Для редактирования данных в ячейке необходимо дважды щелкнуть на ячейке и произвести редактирование или исправление данных.
К операциям редактирования относятся:
- удаление и вставка строк, столбцов, ячеек и листов;
- копирование и перемещение ячеек и блоков ячеек;
- редактирование текста и чисел в ячейках.
К операциям форматирования относятся:
- изменение числовых форматов или формы представления чисел;
- изменение ширины столбцов;
- выравнивание текста и чисел в ячейках;
- изменение шрифта и цвета;
- Выбор типа и цвета границы;
- Заливка ячеек.
Ввод чисел и текста
Любую информацию, которая обрабатывается на компьютере, можно представить в виде чисел или текста. Числа и текст по умолчанию Excel вводит в формате Общий.
Ввод текста
Текст - это любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время суток. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.
Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. Если требуется ввести некоторые числа как текст, то для этого выделите ячейки, а затем выберите команду Формат / Ячейки. Далее выберите вкладку “Число” и в появившемся списке форматов выберите Текстовый. Еще один способ ввода числа как текста – это ввести перед числом символа апострофа.
Если текст не помещается в ячейку, то необходимо увеличить ширину столбца или разрешить перенос по словам (Формат / Ячейки, вкладка Выравнивание).
Ввод чисел
Числовые данные – это числовые константы: 0 - 9, +, -, /,*, Е, %, точка и запятая. При работе с числами необходимо уметь изменять вид вводимых чисел: число знаков после запятой, вид целой части, порядок и знак числа.
Excel самостоятельно определяет относится ли введенная информация к числу. Если введенные в ячейку символы относятся к тексту, то после подтверждения ввода в ячейку они выравниваются по левому краю ячейки, а если символы образуют число – то по правому краю ячейки.
Ввод последовательных рядов данных
Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми.Для создания рядов данных необходимо выполнить следующее:
- Ввести в ячейку первый член ряда.
- Выделить область, где будет расположен ряд. Для этого нужно подвести указатель мыши к маркеру заполнения, и в этот момент, когда белый крестик переходит в черный, нажать левую кнопку мыши. Далее, удерживая нажатой кнопку мыши, надо выделить нужную часть строки или столбца. После того как вы отпустите кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.
Формат данных
Данные в MS Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общий. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках. Для этого выполните команду Формат / Ячейки.
Появится окно диалога “Формат ячеек”,в котором нужно выбрать вкладку “Число”. В левой части окна диалога “Формат ячеек” в списке “Числовые форматы” приведены названия всех используемых в Excel форматов.
Рис. 1.
Для формата каждой категории приводится список его кодов. В правом окне “Тип” вы можете просмотреть все форматные коды, которые используются для представления на экране информации. Для представления данных вы можете использовать встроенные форматные коды MS Excel или ввести свой (пользовательский) код формата. Для ввода форматного кода выберите строку (все форматы) и введите символы форматного кода в поле ввода “Тип”.
Стиль представления данных
Одним из способов упорядочения данных в Excel является введение стиля. Для создания стиля используется команда Формат / Стиль. Выполнение этой команды открывает окно диалога “Стиль”.
Типы данных
Excel позволяет вводить в ячейки три типа данных: числа, текст, формулы. Текст может использоваться для заголовков таблиц, объяснения или пометок на рабочем листе. Если Excel не распознает тип данных как числовой или как формулу, то данные воспринимаются как текст.
Числа используются для представления цифровой информации и могут быть введены в различных форматах: общем, денежном, финансовом, процентном и т. д. Дата и время могут также рассматриваться как числа.
Формулы, введенные в ячейку, производят вычисления, управляют работой базы данных, проверяют свойства и значения ячеек и используются для задания связи между ячейками и массивами с помощью адресных ссылок.
Любая формула начинается со знака (= ). Если в ячейку введена формула, то по умолчанию ячейка будет показывать результат расчета.
Ввод данных в ячейку
Данные набираются непосредственно в активной ячейке, при этом они отображаются в строке формул. Также данные могут набираться и в строке формул.
Ввод данных
- Щелкните по ячейке.
- Введите данные, например "Отчет за 2001 год".
- Нажмите клавишу Enter .
- Для отмены ввода нажмите Esc .
При вводе в строке формул щелкните кнопку Enter - √ для подтверждения, а для отмены ввода нажмите кнопку Отмена - × .
Нажатие клавиш перемещения курсора или щелчок по другой ячейке Сбудет всегда приводить к сохранению набранных данных в активной ячейке перед перемещением к следующей.
Текст, ширина которого слишком велика, чтобы вместиться в текущую ячейку, будет зрительно накладываться на соседние ячейки, хотя фактически он будет содержаться в одной ячейке. Excel ограничивает текст или формулы в ячейке длиной в 255 символов.
Числа, которые слишком велики, чтобы быть показанными внутри текущей ячейки, будут отображаться как последовательность символов # # # # . Чтобы показать числовое значение в ячейке, надо увеличить ширину столбца (см. раздел "Форматирование ячеек").
Удалить содержимое ячейки можно с помощью клавиши Delete .
Выделение ячеек
Множество операций, таких, как вставка строк или столбцов, удаление, копирование или перемещение ячеек, требует выделения одной или нескольких ячеек перед началом операции.
Область выделения может быть как отдельной ячейкой, так и занимать целую рабочую книгу. Активная ячейка всегда является частью выделенной области. Область выделения должна быть прямоугольной и может быть определена как:
- одна или несколько ячеек;
- один или несколько столбцов;
- одна или несколько строк;
- один или несколько рабочих листов.
Табл. 17 иллюстрирует некоторые из возможных комбинаций.
Таблица 17 . Обозначения областей таблицы.
В ячейки таблицы Excel можно вводить данные трех типов: текст , число , формула . Ввод данных осуществляется непосредственно в текущую ячейку или в строку формул. Вводимые данные в любом случае отображаются как в ячейке, так и в строке формул.
Общие правила ввода данных
Для удобства представления больших чисел группы разрядов при вводе можно отделять пробелами. Например, число 12345678 можно ввести как 12 345 678. В строке формул при этом число будет отображаться без пробелов между разрядами
Группы разрядов числа (за исключением первой группы) должны обязательно включать три знака. В противном случае данные в ячейке не будут восприниматься как число. Формат с разделителем разрядов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода новой числовой информации (включая даты и время) к ней автоматически будет применяться установленный числовой формат. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.В большинстве случаев следует вводить числа без указания размерности. В противном случае такая информация не воспринимается как число. Исключение составляет обозначение рубля (следует вводить число, а затем букву р с точкой), а также процентов (следует вводить число, а затем символ процента %). Обозначение рубля и процентов запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другого числа, к нему автоматически будет применяться установленное обозначение. Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.В отдельных случаях необходимо вводить числа, которые, по сути, являются текстом и не должны распознаваться как числа. Это могут быть, например, номера банковских счетов, номера телефонов, коды и артикулы, почтовые индексы, номера домов и квартир и т. п. Для того чтобы Microsoft Excel автоматически назначал таким числам текстовый формат, перед числом необходимо ввести знак апострофа ("). Этот знак отображается только в строке формул, но не отображается в ячейке. Такая ячейка будет помечена в левом верхнем углу зеленым треугольником. При выделении такой ячейки слева может появляться кнопка Источник ошибки . Если ввод апострофа перед числом произведен специально, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Пропустить ошибку . Если апостроф перед числом введен ошибочно, то следует щелкнуть по кнопке и выбрать команду Преобразовать в число .
Числовые данные имеют несколько форматов, в том числе и форматы Дата и Время .
Microsoft Excel воспринимает даты начиная с 1 января 1900 года. Даты до 1 января 1900 года воспринимаются как текст. Наибольшая возможная дата – 31 декабря 9999 года.Произвольную дату следует вводить в таком порядке: число месяца, месяц, год. В качестве разделителей можно использовать точку (.), дефис (-), дробь (/). При этом все данные вводятся в числовом виде. Точка в конце не ставится. Например, для ввода даты 12 августа 1918 года с клавиатуры в ячейку следует ввести:
Но тогда и дата в ячейке первоначально будет отображена в кратком формате
Текущую дату можно ввести комбинацией клавиш Ctrl + Shift + 4 .
Независимо от способа ввода и последующего форматирования дата в строке формул всегда отображается в полном формате: ДД.ММ.ГГГГ.
Время следует вводить в таком порядке: час, минуты, секунды. Впрочем, секунды вводить не обязательно. В качестве разделителей следует использовать двоеточие (:). Точка в конце не ставится. Например, для ввода времени 14 часов 12 минут 00 секунд в ячейку достаточно ввести: 14:12.
Для отображения времени суток в 12-часовом формате следует ввести букву a или p (обязательно в английской раскладке клавиатуры), отделенную пробелом от значения времени, например 9:00 p. После ввода время будет отображено с обозначением РМ
Чтобы ввести текущее время, можно нажать комбинацию клавиш Ctrl + Shift + 6.
Ячейка может содержать одновременно дату и время. Для этого необходимо ввести дату, ввести пробел, а затем ввести время. Можно вводить и в обратной последовательности: сначала время, а потом дату, но пробел должен быть обязательно.
Формат даты (времени) запоминается в ячейке. После очистки содержимого ячейки и ввода другой числовой информации, она автоматически будет приобретать вид даты (времени). Для возможности ввода другой числовой информации необходимо очистить формат ячейки.
Замена содержимого
Для замены содержимого ячейки достаточно выделить ее, ввести новые данные и подтвердить ввод.Следует иметь в виду, что при вводе некоторых типов числовых данных (даты, время, числа с разделителями разрядов, проценты и др.) автоматически устанавливается формат данных в ячейке. Ввод новых числовых данных вместо существовавших может привести к их неправильному отображению. Так, если в ячейке была ранее введена дата, то после ввода обычного числа Microsoft Excel преобразует его в дату. Например, число 178 будет отображено как дата 26.06.1900. В этом случае следует очистить формат ячейки.
Редактирование содержимого
Содержимое ячейки можно редактировать непосредственно в ячейке или в строке формул.
При правке содержимого непосредственно в ячейке необходимо щелкнуть по ней два раза левой кнопкой мыши так, чтобы текстовый курсор начал мигать в ячейке, или выделить ячейку и нажать клавишу F2 . После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.
При правке содержимого ячейки в строке формул необходимо щелкнуть в строке формул левой кнопкой мыши так, чтобы в ней начал мигать текстовый курсор. После этого произвести необходимое редактирование и подтвердить ввод данных.
Для удаления символа, стоящего справа от текстового курсора, следует нажать клавишу Delete , для удаления символа, стоящего слева от текстового курсора, – клавишу BackSpace . Для удобства работы в режиме редактирования ячейки можно выделять фрагменты текста. Для выделения одного слова достаточно дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Для выделения произвольного фрагмента следует провести по нему указателем мыши при нажатой левой кнопке мыши. Кроме того, фрагменты текста ячеек можно выделять перемещением курсора клавишами клавиатуры при нажатой клавише Shift .
2.2. Средства автоматизации ввода
Так как таблицы часто содержат повторяющиеся или однотипные данные, программа Excel предоставляет средства автоматизации ввода. К числу таких средств относятся автозавершение и автозаполнениеАвтозавершение
При вводе текстовых данных в непрерывный ряд ячеек одного столбца можно воспользоваться автозавершением. В ходе ввода текстовых данных в очередную ячейку Excel проверяет соответствие вводимых символов значениям, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено совпадение первых символов, вводимый текст автоматически дополняется имеющимся значением. Нажатие клавишиАвтоматический ввод производится только для записей, которые содержат текст или текст в сочетании с числами. Записи, полностью состоящие из чисел, дат или времени, необходимо вводить самостоятельно.
Автозаполнение
В правом нижнем углу текущей ячейки имеется черный квадратик – маркер заполнения. При наведении указателя мыши на этот маркер, он приобретает форму тонкого черного крестика.Протягивание маркера заполнения рассматривается как операция «размножения» содержимого ячейки в горизонтальном или вертикальном направлении. При этом следует сначала ввести значение в ячейку, затем снова сделать ячейку активной и протянуть маркер.Автозаполнение числами
Протягивание левой кнопкой мыши маркера ячейки, содержащей число, скопирует это число в последующие ячейки. Если при протягивании маркера удерживать клавишуПри протягивании вправо или вниз числовое значение увеличивается, при протягивании влево или вверх – уменьшается. По ходу протягивания появляется всплывающая подсказка.При протягивании маркера заполнения правой кнопкой мыши появится контекстное меню, в котором можно выбрать нужную команду:·Копировать – все ячейки будут содержать одно и то же число;·Заполнить – ячейки будут содержать последовательные значения (с шагом арифметической прогрессии 1).
Заполнение числами с шагом отличным от 1
1 способ :- заполнить две соседние ячейки нужными значениями;
- выделить эти ячейки;
- протянуть маркер заполнения (рисунок 2.2).
- ввести начальное значение в первую ячейку;
- протянуть маркер заполнения правой кнопкой мыши;
- в контекстном меню выбрать команду Прогрессия ;
- в диалоговом окне выбрать тип прогрессии - арифметическая и установить нужную величину шага (в нашем примере это - 3).
3 способ :
Автозаполнение текстом
Если ячейка содержит текст и число (например, Изделие 1 ), то при протягивании маркера левой кнопкой мыши будет меняться числовое значение (Изделие 2, Изделие 3,…) , а при нажатой клавише2.3. Редактирование данных
Изменение содержимого ячейки (способы):- активизировать ячейку, ввести новое значение;
- активизировать ячейку, щелкнуть в поле содержимого ячейки строки формул, внести изменения;
- дважды щелкнуть в ячейке (в ней появится текстовый курсор), внести изменения.
2.4. Выделение фрагментов таблицы
При выделении указатель мыши должен иметь вид белого крестика. Выделенные ячейки затеняются, кроме той, с которой началось выделение. Вся группа выделенных ячеек обводится рамкой (рисунок 2.3). Две или несколько смежных ячеек называют диапазоном и обозначают, указывая через двоеточие адреса крайних ячеек, например, В2:D5. Выделить диапазон ячеек:Выделить несмежные
диапазоны
ячеек – добавлять очередные ячейки (диапазоны) к выделению,
удерживая клавишу |
2.5. Перемещение, копирование данных
Копировать или перемещать можно содержимое отдельной ячейки или диапазона. Эти операции выполняются двумя основными способами:- перетаскиванием мышью
- с использованием буфера обмена.
Для перемещения содержимого следует навести указатель мыши на рамку ячейки (диапазона) и, когда он примет вид стрелки , перетащить при нажатой левой кнопке.
В ходе перетаскивания появляется
всплывающая подсказка, обозначающая точку вставки.Для выполнения копирования при перетаскивании нужно
удерживать клавишу
- в контекстном меню текущей ячейки (диапазона),
- на вкладке Главная в группе Буфер обмена ,
Вставить значения – вставляются только значения, даже если ячейка содержала формулу;
без рамок – вставка значений без обрамления ячеек;
Транспонировать – при вставке поменять ориентацию ячеек на рабочем листе (с вертикальной на горизонтальную и наоборот);
Вставить связь – скопированное значение будет содержать ссылку на исходную ячейку.
Специальная вставка открывает диалоговое окно для установки дополнительных параметров вставки. Если команду Вставить вызывать не кнопкой панели инструментов, а из контекстного меню ячейки вставки (или Главная Буфер обмена Вставить ), то рядом со вставленным в ячейку значением появится кнопка Параметры вставки (рисунок 2.4), щелчок на которой откроет список параметров (рис. 2.5) Примечание . Кнопка Параметры вставки появляется только при вставке скопированных данных, но не вырезанных.
Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо выделить ее щелчком мыши, а затем щелкнуть на строке формул. Появляется мерцающий текстовый курсор, и можно набирать информацию, пользуясь при этом знакомым вам основным стандартом редактирования (перемещение с помощью клавиш ← и →, удаление символов Backspace, Del). Вводимые в строке формул данные воспроизводятся в текущей ячейке. Программа Excel интерпретирует вводимые данные либо как текст (выравнивается по левому краю), либо как числовое значение (выравнивается по правому краю). Для ввода формулы необходимо ввести алгебраическое выражение, которому должен предшествовать знак равенства =.
При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода с (X - отмена, ν - Enter, = - изменить формулу). Если щелкнуть на кнопке с крестиком, ввод прекращается, а данные, поступившие в ячейку в текущем сеансе ввода, удаляются. Если щелкнуть на кнопке со значком =, на экран поступит диалоговое окно Мастера функций, и вы можете ввести функцию.
Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке любым из трех способов: нажав клавишу Enter или щелкнув на кнопке с галочкой или щелкнув мышью на другой ячейке.
Для ввода данных можно также дважды щелкнуть мышью на выбранной ячейке, и текстовый курсор появится непосредственно в ячейке. В этом случае допускаются только ввод символов и удаление их клавишей Backspace. Для фиксации данных можно либо воспользоваться одним из описанных выше трех способов, либо сместить курсорную рамку на другую ячейку любой из клавиш управления курсором.
Можно для ввода новых или для исправления старых данных просто начать их набор в текущей ячейке. Ячейка очищается, появляется текстовый курсор и активизируется строка формул. Адреса ячеек и имена функций вы можете набирать на любом регистре - верхнем или нижнем. Можно при вводе формулы вместо перечисления адресов ячеек, образующих эту группу, указать ее имя. Например, если столбцу Е присвоено имя «Сумма» и нужно вычислить сумму ячеек в этом столбце, то ввод формулы надо начать со знака равенства, за которым следует имя функции суммы с одной круглой скобкой: = Сумм (Затем нужно открыть список групповых имен и щелкнуть мышью по имени «Сумма». Программа Excel вставит это имя в формулу. Остается только ввести правую скобку и нажать клавишу Enter, чтобы завершить ввод формулы.
В обычном режиме программа Excel вводит в таблицу результаты вычислений по формулам. Для просмотра формул и поиска ошибок можно изменить этот режим и ввести текстовый индикации (отображения) формул, нажав комбинацию клавиш Ctrl+~. После этого на экране становятся видны не результаты вычислений, а тексты самих формул и функций. В этом режиме увеличивается ширина столбцов, чтобы можно было увидеть всю формулу и найти ошибку.
Если вы хотите внести исправления в данные текущей ячейки, то нажмите клавишу F2 , при этом активизируется строка формул, в которой отображается содержимое текущей ячейки для редактирования.
Вводя данные в ячейку Excel, вы можете выбирать различные атрибуты оформления текста: гарнитуру и размер шрифта, его начертание и цвет, и т.п. Параметры стандартного шрифта вы можете установить с помощью диалогового окна команды Сервис-Параметры..., на вкладке Общие. Именно этот шрифт Excel всегда использует при воспроизведении набираемой информации в строке формул. Для конкретной таблицы или для текущего сеанса работы вы можете установить другой шрифт, если выберете команду Формат-Стиль....
Чтобы изменить шрифт ячеек, нужно выделить ячейки, а затем воспользоваться кнопками на панели Форматирование или вызвать команду Ячейка из меню Формат. В диалоговом окне Формат ячеек выбрать вкладку Шрифт, в которой можно выбрать из предлагаемого списка вид шрифта и задать другие параметры форматирования символов.
Ширина столбца измеряется в символах. Например, ширина 8,5 означает, что в ячейку данного столбца можно ввести в среднем 8,5 символов стандартного шрифта (для пропорционального шрифта точная оценка невозможна). Ширина столбца - от 0 до 255 символов.
Высота строки измеряется в пунктах (от 0 до 409).
Примечание. 1 пункт примерно равен 1/72 дюйма.
Чаще всего вам придется изменять ширину столбца (например, чтобы разместить тексты или использовать длинные числа). Для изменения размеров столбца (строки) в Excel предусмотрены два способа. Чтобы изменить ширину столбца, установите указатель мыши на правую границу в заголовке столбца (указатель примет форму черного крестика с двунаправленной стрелкой влево-вправо) и переместите границу влево или вправо методом «Drag-and-Drop». Чтобы изменить высоту строки, установите указатель мыши на нижнюю границу в заголовке строки (указатель примет форму черного крестика с двунаправленной стрелкой вверх-вниз* и переместите границу вверх или вниз. В поле имени при перемещении границы высвечивается текущая ширина столбца (высота строки) в соответствующих единицах измерения (символах или пунктах).
Если вы хотите явно задать ширину столбца (в символах) или высоту строки (в пунктах), выделите хотя бы одну ячейку в столбце или строке, затем выберите команду Формат-Столбец-Ширина... или Формат-Строка-Высота... и укажите в соответствующем диалоговом окне необходимое значение ширины столбца (высоты строки).
Вид данных, вводимых в ячейку таблицы. В любую ячейку электронной таблицы можно ввести: число, формулу, текстовую (алфавитно-цифровую) информацию.
Microsoft Excel отличает один вид информации от другого следующим образом: если вы набрали некую последовательность символов, в которую входят цифры, а также знаки «+», «-» (в начале последовательности) или «,» (как разделитель целой и дробной части), эта последовательность считается числом.
В Microsoft Excel число может состоять только из следующих символов: 0123456789+ -(),/$%.Ее Стоящие перед числом знаки плюс (+) игнорируются, а запятая интерпретируется как разделитель десятичных разрядов. Все другие сочетания клавиш, состоящие из цифр и нецифровых символов, рассматриваются как текст. Примеры чисел: 257 ; -145,2 ; +4890,859.
По умолчанию после фиксации числа Excel сдвигает его к правой границе ячейки, но вы можете выровнять его по центру ячейки или сместить к левой границе ячейки с помощью кнопок выравнивания. Кроме того, вы можете записать число в экспоненциальной форме (в виде мантиссы и порядка). Например, число 48900 можно представить как 4.89Е+04.
Чтобы число в ячейке выглядело на экране именно так, как вы его ввели, количество вводимых знаков не должно превышать некоторую величину, зависящую от установленной вами (или по умолчанию) ширины столбца (обычно это 8-12 символов). Слишком большие или слишком малые числа Excel попытается представить в экспоненциальной форме (например, вместо 48900000 в ячейке может появиться 4.89Е+Ф7, т. е. 4.89x10), а при дальнейшем увеличении количества знаков в числе Excel отобразит число как цепочку символов «#» (##...#).
Точность числа (количество знаков после точки) можно регулировать с помощью кнопок панели инструментов «Форматирование».
Примечания.
1. Перед рациональной дробью следует вводить 0 (нуль), чтобы избежать ее интерпретации как формата даты, например вводите 01/2.
2. Перед отрицательным числом необходимо вводить знак минус (-) или заключать его в круглые скобки ().
3. Число хранится в числовом формате, даже если была использована команда Ячейки,
чтобы назначить текстовый формат ячейкам, содержащим числа. Для интерпретации чисел, например, инвентаризационных номеров, как
текста, необходимо назначить текстовый формат незаполненным ячейкам. Только после этого следует вводить числа. Если числа уже введены, то назначьте ячейкам текстовый формат и, выделяя каждую ячейку, нажимайте клавишу F2, а затем - клавишу Enter,
чтобы ввести заново данные.
Возможность использования формул и функций является одним из важнейших свойств программы обработки электронных таблиц. Вычисления задаются формулами. Текст формулы, которая вводится в ячейку таблицы, должен начинаться со знака равенства =, чтобы программа Excel могла отличить формулу от текста. После знака равенства в ячейку записывается математическое выражение, содержащее аргументы, арифметические операции и функции. В качества аргументов в формуле обычно используются числа и адреса ячеек. Для обозначения арифметических операций могут использоваться следующие символы: + (сложение); - (вычитание); * (умножение); / (деление); Л (возведение в степень).
При вычислении значения арифметического выражения операции выполняются слева направо с соблюдением трех уровней приоритета: сначала выполняется возведение в степень, затем - умножение и деление, затем - сложение и вычитание. Последовательность выполнения операций можно изменить с помощью круглых скобок. При наличии скобок сначала вычисляются значения выражений, записанных внутри скобок низшего уровня (в самых внутренних скобках) и
Формула может содержать ссылки на ячейки, которые расположены на другом рабочем листе или даже в таблице другого файла. Однажды введенная формула может быть в любое время модифицирована. Встроенный Мастер функций помогает пользователю найти ошибку или неправильную ссылку в большой таблице.
Кроме этого, программа Excel позволяет работать со сложными формулами, содержащими несколько операций. Для наглядности можно включить текстовый режим, тогда программа Excel будет выводить в ячейку не результат вычисления формулы, а собственно формулу.
Ввод формул. Предположим, что в ячейке А1 таблицы находится число 100, а в ячейке В1 - число 20. Чтобы разделить первое число на второе и результат поместить в ячейку С1, в ячейку С1 следует ввести соответствующую формулу =А1/В1 и нажать Enter.
Примечание. Если во введенной формуле имеется синтаксическая ошибка, то в ячейке выводится сообщение «#ИМЯ?». Самыми распространенным! ошибками являются: ввод аргументов формулы в русском регистре, пропуск знака операции.
Мастер функций. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 400 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Все функции разделены по категориям, чтобы в них было проще ориентироваться. Встроенный Мастер функций помогает на всех этапах работы правильно применять функции. Он позволяет построить и вычислить большинство функций за два шага. В программе имеется упорядоченный по алфавиту полный список всех функций, в котором можно легко найти функцию, если известно ее имя; в противном случае следует производить поиск по категориям.
Многие функции различаются очень незначительно, поэтому при поиске по категориям полезно воспользоваться краткими описаниями функций, которые предлагает Мастер функций.
Введение
Для пользователя Windows наибольший интерес представляют «мощные» приложения, которые в последнее время стали чрезвычайно популярны. К их числу относятся, прежде всего, текстовый процессор MS Word, табличный процессор MS Excel, СУБД MS Access. Популярность этих программ особенно возросла с начавшимся в 1994 г. распространением русифицированной версии пакета MS Office.
Одной из самых оригинальных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы - разработчики программного обеспечения для персональных компьютеров создали свои версии табличных процессоров. Изних наибольшую известность приобрели Lotus 1-2-3 фирмы Lotus Development, SuperCalc фирмы Computer Associates, Multiplan фирмы Microsoft. Одним из лидеров в ряду электронных таблиц сегодня является табличный процессор MS Excel.
1. Ввод и редактирование данных
Можно вводить текст, числа или формулы в любую ячейку рабочего листа. Для этого выделяю ячейку и набираю с клавиатуры то, что нужно. Например, заголовки могут быть такими: « Составил», «Дата» и так далее. (См. рис. 1)
Рис. 1 (пример заголовков)
Заголовки в рабочих листах делают понятным содержание документа и облегчают его использование.
Все, что набирается на клавиатуре, появляется в текущей ячейке, и в строке формул. (См. рис. 2) Внести набранный текст в текущую ячейку можно, нажав клавишу ENTER или щелкнув мышью на другой ячейке. Отменить ввод данных можно клавишей ESC.
Рис. 2 (отображение данных в ячейке и в строке формул)
1 .1 Редактирование данных в ячейке
Данные можно редактировать несколькими способами:
1. Выделяю ячейку и, щелкнув на строке формул, редактирую данные в строке формул или редактирую данные прямо в ячейке.
2. Для редактирования данных в ячейке дважды щелкаю на ней, а затем, помещаю текстовый курсор на место, куда вношу изменения. Можете внести новую информацию или внести изменения.
3. Также можно, выделив ячейку нажать F2.
1 .2 Копирование и вставка содержимого ячеек
Команды «Копировать» и «Вставить» из меню «Правка» можно использовать для копирования содержимого и форматов выделенных ячеек в другую область рабочего листа с сохранением содержимого исходных ячеек. Команда «Копировать» обозначает копируемый диапазон подвижной рамкой. После указания области вставки команда «Вставить» помещает в нее копии ячеек. (См. рис. 3)
Рис. 3 (пример копирования данных)
Вместо выбора команды «Вставить» можно воспользоваться клавишей «Enter», но в этом случае можно вставить только одну копию. Нажатие «Enter» после выбора команды «Копировать» вставляет одну копию и затем удаляет копируемые ячейки из буфера обмена. Команда «Вставить» вставляет из копируемых ячеек все значения, форматы и примечания.
1 .3 Перемещение и копирование с помощью мыши
Чтобы быстро переместить ячейку или диапазон ячеек на новое место достаточно ее выделить и перетащить. Например:
Создаю новый документ («Файл» - «Создать»);
Перехожу на «Лист 1»;
В ячейку «А1» ввожу месяц, а в ячейку «А2»день недели;
Выделяю ячейки «А1», «А2»;
Устанавливаю указатель мыши на рамке, которая окружает ячейки «А1», «А2». Когда появляется указатель в виде стрелки, щелкаю на рамке и перетаскиваю ее к столбцу «С». Когда серая рамка окажется над ячейками «С1», «С2», отпускаю кнопку мыши.
С помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца.
Маркер заполнения -этонебольшой черный квадрат в углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста.
Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки, нажимаю левую кнопку мыши, и перемещаю мышь в нужном направлении.
Устанавливаю указатель мыши в правый нижний угол обрамления ячейки «В1»;
Выделяю ячейку «В1», содержащую данные, которые необходимо скопировать;
Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «В5». (См. рис. 4)
Рис. 4 (копирование данных с помощью маркера заполнения)
1 .4 Вставка и удаление ячеек, столбцов и строк. Удаление ячеек, столбцов и строк
Удаление ячеек, столбцов и строк
Для удаления ячеек из рабочего листа можно использовать команду «Удалить». В отличие от команды «Очистить», которая очищает форматы, содержимое или примечание в ячейке, но сами ячейки оставляет на своем месте, команда «Удалить» удаляет выделенную ячейку или диапазон из листа. Команда «Очистить» работает подобно ластику, а команда «Удалить» - как ножницы.
Выделяю столбец «С»(щелкнув на заголовке столбца), который следует удалить;
В меню «Правка» выбираю команду «Удалить».
Удаляю необходимые данные. (См. рис. 5)
Рис. 5 (Использование команды «Удалить ячейки»)
Вставка ячеек, столбцов и строк
Команды из меню «Вставка» можно использовать для добавления ячеек, столбцов и строк в рабочем листе.
Выделяю столбец «В» (щелкнув на заголовке столбца);
Выбираю команду «Столбцы» в меню «Вставка». Содержимое столбца «В» переместится в столбец «С», оставляя вставленный столбец «В» пустым и готовым для ввода новой информации. (См. рис. 6 (а, б))
Рис. 6 (а) (Использование команды «Вставить столбцы»)
Рис. 6 (б) (Использование команды «Вставить столбцы»)
Выделяю строку «3», над которой хочу вставить новую;
Выбираю в меню «Вставка» команду «Строки». (См. рис. 7 (а, б))
Рис. 7 (а) (Использование команды «Вставить строки»)
Рис. 7 (б) (Использование команды «Вставить строки»)
Выделяю диапазон ячеек «А2:В8»;
Выбираю в меню «Вставка» команду «Ячейки».
В появившемся диалоговом окне «Добавление ячеек» устанавливаю флажок на команде «ячейки, со сдвигом вправо».
Нажимаю на копку «ОК».
(См. рис. 8 (а, б))
Рис. 8 (а) Рис. 8 (б)
Рис. 8 (а, б) (Использование команды «Вставка ячеек»)
1 .5 Создание списков и рядов при помощи Автозаполнения. Заполнение и создание рядов с помощью мыши
С помощью перетаскивания «маркера заполнения» ячейки, можно копировать ее в другие ячейки той же строки или того же столбца. Если ячейка содержит число, дату или период времени, который может являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения.
Маркер заполнения-этонебольшой черный квадрат в углу выделенного диапазона. Попав на маркер заполнения, указатель принимает вид черного креста. (См. рис. 9)
Рис. 9 (Маркер заполнения)
Чтобы скопировать содержимое выделенного диапазона в соседние ячейки или заполнить их подобными данными (например, днями недели), зажимаю левую кнопку мыши и перемещаю мышь в нужном направлении.
Представляю несколько примеров рядов, созданных с использованием маркера заполнения на основе различных выделенных значений. Значения в столбце «А» ввел, а значения справа от столбца «А» получил с помощью автозаполнения с использованием маркера заполнения. Пример 1:
Создаю новый файл;
На «Листе 1», в ячейку «А1»ввожу данные - «01.01.01»;
Выделяю ячейку, содержащую данные, которые необходимо скопировать;
Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «Н 1».(См. рис. 10)
Рис. 10 (Копирование данных с помощью маркера заполнения)
Столбцы «А»и «В» содержат значения с разными интервалами, а столбцы от «С» до «Н»показывают, как автозаполнение может экстраполировать ряд, основываясь на выделенном интервале, даже тогда, когда ячейки содержат одновременно текст и числа.
Создаю новый файл;
В ячейку «А1»ввожу «19:00», а в ячейку «В1» ввожу «19:30»;
Выделяю ячейки «А1», «В1», содержащие данные, которые необходимо скопировать;
Перетаскиваю маркер заполнения через заполняемые ячейки к ячейке «Н1».
Рис. 11 (Заполнение ячеек с помощью маркера заполнения)
При создании рядов я перетаскивал маркер заполнения вправо и значения возрастали. Но можно перетаскивать маркер заполнения вниз и значения будут возрастать. Можно также создать ряд с убывающими значениями, перетаскивая маркер заполнения вверх или влево. Пример 3:
Создаю новый файл;
Ввожу любые начальные значения в ячейку справа в конце диапазона, который хочу заполнить;
Перетаскиваю маркер заполнения назад в начало диапазона.
Рис. 12 (Заполнение ячеек с помощью маркера заполнения)
Однако можно задать и свои последовательности данных.
1 .6 Ввод ряда дат
Упорядоченный ряд дат в строке или столбце можно задать несколькими способами, но легче всего это можно сделать с помощью команды «Прогрессия». Пользуясь этой командой, можно создать ряды дат с шагом, кратным дню, неделе, месяцу или году.
В ячейку «С2»ввожу дату «01.04.02». Нажимаю «Enter». Возвращаюсь в ячейку «С2»;
Выполняю команду «Правка» «Заполнить» «Прогрессия». В открывшемся диалоговом окне «Прогрессия» в поле «Расположение» указываю «по столбцам».
В поле «Тип» указываю «Даты». В поле «Единицы» указываю «день». В поле «Шаг» указываю «1». В поле «Предельное значение» ввожу «07.04.02»; (См. рис. 13)
Рис. 13 (Использование команды «Прогрессия»)
Нажимаю кнопку «ОК». (См. рис. 14)
Рис. 14 (Ввод ряда дат с использование команды «Прогрессия»)
2 . Задание форматов границам и линиям
Для выделения заголовков, итогов, частей таблицы используют границы.
Выделяю диапазон ячеек «A1:G7»;
В меню «Формат» выбираю команду «Ячейки», а затем в открывшемся диалоговом окне «Формат ячеек» (См. рис. 15) перехожу к вкладке «Граница»;
Выбираю нужные границы, тип линий. Нажимаю «ОК». (См. рис. 16)
Рис. 15 (Диалоговое окно «Формат ячеек)
Рис. 16 (Результат применения границ)
2.1 Использование диагональных границ
Иногда возникает необходимость использовать левую верхнюю ячейку таблицы более эффективно, например, для одновременного отображения заголовка строки и столбца. В «Excel» с помощью диагональной границы, имеющейся на вкладке «Граница» диалогового окна «Формат ячеек», можно создать ячейку с двумя заголовками.
Для этого выполняю следующие действия:
Выделяю ячейку «А3»и ввожу примерно 13 пробелов;
Ввожу в ячейку «А3» «Экзамен №»,надпись для заголовков столбцов таблицы.
При нажатой клавише «Alt» дважды нажимаю «Enter», чтобы ввести в ячейку два разрыва строки;
Ввожу «Студент», надпись для заголовков строк таблицы;
Нажимаю клавишу «Enter»;
Снова выделяю эту ячейку, затем в меню «Формат» выбираю команду «Ячейки»;
На вкладке «Границы» выбираю тип линии и нажимаю кнопку с границей по диагонали вниз;
Перехожу на вкладку «Выравнивание» и устанавливаю флажок «Переносить по словам»;
Нажимаю кнопку ОК. (См. рис. 17)
Рис. 17 (Использование диагональных границ)
3 . Элементарные функции. Создание формул при помощи Мастера функций
Функции выполняют часто встречающиеся математические вычисления; выполняют стандартные вычисления и другие действия с данными, работая с формулами и значениями. Имена функций всегда заканчиваются скобками, например СУММ(), СРЗНАЧ()… Количество аргументов в функции может быть различным. Аргументы, если они есть, заключаются в скобки. Например функция СУУМ() вычисляет сумму любых значений, указанных в списке аргументов этой функции (СУММ (A1, B3, H4:J6, K7)).
Аргумент - это значение, над которым производит действие функция. Аргументы функции заключаются в скобки.
Функции можно вводить вручную, а можно использовать «Мастер функций».
Заключение
Я считаю, что каждый пользователь персонального компьютера должен уметь работать в электронной таблице Microsoft Excel. Эта программа предоставляет возможность работы с бухгалтерскими данными, позволяет быстро и правильно производить вычисления.
При написании работы, я старался раскрыть и описать основные принципы работы с электронным табличным процессором: ввод и редактирование данных, создание списков, задание форматов, использование функций и формул.
Используемая литература
1. С.В. Глушаков; Д.В. Ломотько; В.В. Мельников. «Работа в табличном процессоре» Учебный курс. Харьков «Фолио», Москва «Аст» 2001 г.
2. А.Ю. Гаевский «Информатика 7-11 кл. 2-е издание. Киев «Издательство АСК» 2004 г.
3. В.В. Федько; В.И. Плоткин «MS Office» Харьков издательство «Ранок», «Веста» 2003 г.
4. С.В. Глушаков; А.С. Сурядный «Персональный компьютер» Издание 5-е. Харьков «Фолио»
Подобные документы
Ввод, редактирование и форматирование данных в табличном редакторе Microsoft Excel, форматирование содержимого ячеек. Вычисления в таблицах Excel при помощи формул, абсолютные и относительные ссылки. Использование стандартных функций при создании формул.
контрольная работа , добавлен 05.07.2010
Запуск процессора Excel. Ввод и редактирование данных. Действия с рабочими книгами. Составление элементарных формул. Копирование формата в другую ячейку. Форматирование с помощью ленты Главная. Переупорядочивание содержимого ячеек. Экспресс-стили таблиц.
учебное пособие , добавлен 07.12.2010
Состав Microsoft Office. Windows: назначение и вызов контекстного меню. Создание списков, таблиц. Вставка рисунка в документ. Структура окна Excel. Редактирование содержимого ячейки. Основные элементы экрана Excel. Вставка содержимого графического файла.
реферат , добавлен 05.04.2014
Создание таблицы "Покупка товаров с предпраздничной скидкой". Понятие формулы и ссылки в Excel. Структура и категории функций, обращение к ним. Копирование, перемещение и редактирование формул, автозаполнение ячеек. Формирование текста функции в диалоге.
лабораторная работа , добавлен 15.11.2010
Основные функции и методы работы в табличном процессоре Microsoft Excel. Создание и редактирование простейших таблиц и диаграмм. Характеристика встроенных функций программы. Использование формул и правил введения, их комбинирование и редактирование.
курсовая работа , добавлен 08.06.2014
Ввод и редактирование формул. Создание абсолютной или смешанной ссылки. Режимы пересчета формул. Присвоение, изменение и удаление имен ячеек. Ссылки на листы и книги. Создание имен из заголовков строк или столбцов. Присвоение имен константам и формулам.
курсовая работа , добавлен 02.01.2012
Создание электронных таблиц в MS Excel, ввод формул при помощи мастера функций. Использование относительной и абсолютной ссылок в формулах. Логические функции в MS Excel. Построение диаграмм, графиков и поверхностей. Сортировка и фильтрация данных.
контрольная работа , добавлен 01.10.2011
Обработка текстовой информации на компьютере. Знакомство с текстовым процессором Microsoft Word. Создание, форматирование текстовых документов, выполнение операций с фрагментами текста. Копирование, перемещение, удаление. Создание и редактирование таблиц.
лабораторная работа , добавлен 19.12.2013
Общая характеристика и назначение табличного редактора Excel, оценка его преимуществ и возможностей. Правила работы с данным программным обеспечением, порядок ввода данных в ячейки. Редактирование данных в ячейке, ее автозавершение и автозаполнение.
реферат , добавлен 12.06.2011
Использование мастеров Word. Сохранение, закрытие, создание, редактирование документа. Ввод, добавление нового, удаление, выделение, копирование, выравнивание и перемещение текста. Проверка, печать документа. Дополнительные возможности. Создание таблицы.