«Корпорация Зла» (joke) осваивает нишу совместной работы с документами уже второе десятилетие. Начиналось всё с ранних версий SharePoint, при упоминании которых котики поопытнее сразу начинают плакать – уж больно специфичен с точки зрения и настроек, и возможностей был в те далекие годы MS SP. Ладно, не будем больше травмировать друг друга воспоминаниями о том неуклюжем монстре…
Но упорства у Microsoft не занимать – работа по улучшению ситуации велась все это время, причем сразу на нескольких фронтах. В результате сейчас можно говорить о сложившейся инфраструктуре совместной работы с документами, которую предлагает Microsoft. В ней выделяются два класса софта:
- Средства коллективного доступа к документам, включающие в себя каталогизацию, управление версиями, раздачу прав и тому подобные серверные фичи. Эти средства, в свою очередь, подразделяются на облачные (OneDrive , SharePoint Online) и on-premise, то есть разворачиваемые в инфраструктуре самого заказчика - сервер SharePoint 2016.
- Средства редактирования документов. К ним относятся: десктопное семейство Microsoft Office (тоже сильно переработанное за последнее время), свежесочиненные мобильные версии Office, изначально ориентированные на совместную работу с документами, и, вишенкой на торте – собственная реализация сервера онлайн-редактирования документов Office Online apps (несколько ранее известного под именем Office Web Apps).
В итоге у нас появилась идея рассказать, как собственно об этих возможностях, так и о том, как все это хозяйство установить и настроить. Попробуем добраться и до сравнения с альтернативными сервисами. Поскольку понятно, что такой лонгрид и писать долго, и читать его осилит не каждый, мы решили разделить это на несколько статей. Эта – первая. И в ней дальше мы пройдемся по тем фичам и особенностям, которые есть у каждого из продуктов Microsoft, обеспечивающих совместное редактирование документов: Office Online, MS Office на десктопах и он же на мобильных устройствах. Сразу предупреждаю – дальше будет много внимания к деталям и разжевывания мелких особенностей, нетерпеливый читатель может сразу прочитать «выводы» в конце заметки, для остальных – поехали.
Office Online
Office Online Server – это довольно интересное приложение, про которое не все еще хорошо знают. Во-первых, это возможность сократить количество лицензий и установок MS Office. Во-вторых, расширение возможности доступа и редактирования документа, грубо говоря – нужен только браузер. В-третьих, это самые лучшие на сегодня у Microsoft возможности совместной работы. Давайте посмотрим, о чем я.Word Online
Правка документа в Office Online может производиться несколькими пользователями одновременно, при этом изменения и имя пользователя вносящего правки отображаются моментально у остальных соавторов. Пользователи могут править одновременно один и тот же участок текста, блокировки по абзацам нет.
Excel Online
В Excel Online изменения в ячейке отобразятся у других соавторов только при переходе первого на следующую ячейку. При этом ячейки не блокируются и вносить изменения могут сразу несколько пользователей.
PowerPoint Online
PowerPoint Online позволяет работать одновременно над одним слайдом, но лучше работать над разными элементами, иначе пользователи не видят real time изменений друг друга.
Настольная версия Office
Опыт совместной работы с документами через Office Online оставляет приятные впечатления, когда речь идет о правках текста без необходимости значительных изменений форматирования. Если вам захочется вставить диаграммы, smart art, оглавление, макросы, форматировать таблицы, использовать формулы и т.д. тут придётся использовать настольную версию программ. О разнице функционала настольной версии и online можно писать отдельную статью. Здесь же рассмотрим отличия, связанные с совместной работой.MS Word
При редактировании в настольной версии программы блокируется абзац, над которым работает другой пользователь.
Вносимые изменения станут видны другим соавторам только после их сохранения автором и обновления документа остальными пользователями.
Сохранение-обновление объединено в кнопке Save (Ctrl+S) Наличие обновлений индицируется иконкой напротив имени автора.
MS Excel
В случае с Excel возможности одновременной работы над документом нет. Нам предлагают либо всем перейти в онлайн версию –
Либо встать в очередь -
MS PowerPoint
Напротив, в PowerPoint ни блокировки, ни обозначения элемента, над которым работает другой пользователь нет. Так что, о том, что кто-то ещё работает над той же презентацией, вы можете понять разве что через панель Share.
Наличие обновлений сигнализируется малоприметным статусом Updates Available. Статус появляется только после сохранения изменений автором, сами изменения появляются после обновления документа с помощью Save (Ctrl+S).
Мобильные устройства
Microsoft Word App и Microsoft PowerPoint App
При работе на Android абзац или элемент, над которым работает пользователь, не блокируется и возможна одновременная работа с ним, но и ничего не подсвечивается для других соавторов, Правки отображаются без дополнительных действий с небольшой задержкой. То, что кто-то другой работает над этим же элементом, можно видеть в меню “Share”.
В случае с IPhone при изменениях выдается сообщение об обновлениях с предложением Применить/Отменить.
Интересно было бы ещё протестировать на Windows Phone с Windows 10. Но в компании таких не нашлось.
Microsoft Excel App
Совместная работа real time в Excel App не поддерживается.
Выводы
В целом, функциональность совместного редактирования документов от Microsoft можно считать состоявшейся, хотя разные компоненты реализуют ее по-разному. Сам по себе процесс совместного редактирования лучше всего реализован в Office Online – это реальный co-working. В список вещей, на которые можно смотреть вечно, добавлю себе движущиеся по экрану флажки с именами коллег и постепенно заполняющийся сам по себе документ. Но, к сожалению, за полноценным функционалом редактирования как такового по-прежнему придётся обращаться к настольным версиям программ, в которых ещё осталась и нужна кнопка сохранения, а также не так удобно реализован процесс совместной работы (больше всего пока страдает Excel, где все так и осталось на уровне чекина-чекаута).В следующей заметке мы расскажем, как осуществить процесс разворачивания on-premise компонент совместного доступа в корпоративной инфраструктуре. Ферма SharePoint 2016, Office Online Server, публикация – вот это все. Не отключайтесь.
C уважением коллектив компании Servilon
Теги:
- SharePoint
- Office Online
- совместная работа
Гугл документы (англ. Google Docs) - бесплатный онлайн-офис, включающий в себя текстовый, табличный процессор и сервис для создания презентаций, а также интернет-сервис облачного хранения файлов с функциями файлообмена, разрабатываемый Google. Это веб-ориентированное программное обеспечение, то есть программа, работающая в рамках веб-браузера без инсталляции на компьютер пользователя.
Документы и таблицы, создаваемые пользователем, сохраняются на специальном сервере Google, или могут быть экспортированы в файл. Это одно из ключевых преимуществ программы, так как доступ к введённым данным может осуществляться с любого компьютера, подключенного к интернету (при этом доступ защищён паролем).
В этом уроке мы расскажем о возможностях, которые применимы во всех Google документах: текстовых документах, электронных таблицах, презентациях и пр.
1. Изменение настроек региональных параметров часового пояса
2. Совместная работа с документами
3. Публикация документов
4. Сохранение документов на свой компьютер
5. Как поместить готовый документ с локального компьютера в документы Google
6. Поиск элементов в списке документов
Настройка параметров загрузки
Настройки загрузки помогают упорядочить загрузку файлов и папок. Достаточно указать настройки один раз, и они будут применяться ко всем загружаемым файлам. При первой загрузке файла автоматически откроется окно "Настройки загрузки".
В процессе загрузки можно:
преобразовывать документы, презентации, таблицы и рисунки в формат Документов Google. Этот параметр позволяет преобразовывать файлы различных форматов. Например, из документов Open Office можно сделать Документы Google, чтобы редактировать их в Интернете. Если этот параметр не выбран, документ можно будет только читать в средстве просмотра документов Google.
преобразовывать текст из файлов PDF или изображений в формат Документов Google. Этот параметр позволяет преобразовывать графические файлы в формат Документов Google, обеспечивающий совместное редактирование в Интернете. В процессе преобразования используется оптическое распознавание символов
Эти настройки будут применяться ко всем дальнейшим загрузкам, но их можно изменить в любой момент. Для этого нажмите кнопку Загрузить... и выберите Настройки либо откройте раскрывающееся меню Настройки в окне хода загрузки.
6.Поиск документов в Списке документов
Найти файлы и документы в Списке документов можно различными способами.
Введите запрос в окно поиска в верхней части Списка документов и нажмите кнопку «Поиск документов», чтобы начать поиск по всем документам. С помощью стрелки раскрывающегося меню можно осуществлять поиск по нескольким шаблонам Документов Google
В верхней части Списка документов расположена голубая панель с закладками Документы, Изображения и видео, а также Дополнительные параметры. Нажмите на стрелку раскрывающегося меню рядом с соответствующей вкладкой, чтобы продолжить настраивать фильтр, указывая такие параметры, как файлы PDF, таблицы и изображения. После того как выбран тип файла, в окне поиска появляется соответствующее голубое поле. Введите слово или используйте операторы поиска, чтобы найти элементы в выбранной категории документов.
В Дополнительных параметрах имеются такие параметры, как фильтрация по настройке доступа элемента или по критерию, являетесь ли вы владельцем.
Сортировка результатов поиска, изменение порядка элементов
Список документов автоматически упорядочивается по приоритету на основе нескольких факторов, включая частоту открытия и изменения документа. Можно изменить порядок документов с помощью параметра Сортировать по.., расположенного справа вверху.
Режим отображения подробных сведений: просмотр дополнительной информации об элементах
Если необходимо просмотреть дополнительные сведения о каждом из документов для расширенного управления файлами, выберите пункт Подробные сведения в раскрывающемся меню Вид справа вверху. Строки в режиме отображения подробных сведений содержат следующую информацию:
Владелец документа
Дата последнего изменения документа
Пользователь, изменивший документ последним
Если выбрать фильтр Изображения и видео в раскрывающемся меню Вид появится параметр Уменьшенные изображения.
Левая панель навигации
С помощью ссылок в панели навигации можно легко находить свои документы.
Главная страница. Здесь отображаются все ваши файлы и документы, за исключением элементов, находящихся в корзине. Чтобы не показывать элементы в этом списке, нажмите на нем правой клавишей мыши и отключите параметр Показать на главной странице.
Помеченные. В этом списке отображаются только те элементы, которые вы пометили звездочкой.
Все элементы. В этом представлении отображаются все ваши элементы, включая те, которые были скрыты на главной странице. Но элементы, находящиеся в корзине, здесь не отображаются.
Корзина. Здесь отображаются все элементы, находящиеся в корзине. Обратите внимание, что в корзину можно отправлять только те элементы, владельцем которых вы являетесь. Для элементов, владельцем которых вы не являетесь, можно выбрать Удалить из моего Списка документов в меню Действия.
Мои коллекции. Используйте коллекции для группировки элементов. Просто нажмите Создать, чтобы создать новую коллекцию, а затем перетащите в созданную коллекцию любые элементы из своего Списка документов. Один и тот же элемент можно добавлять в разные коллекции.
Доступные мне коллекции. Содержит коллекции, к которым вам был предоставлен доступ. (Коллекции, доступ к которым был открыт посредством списка рассылки, здесь не отображаются.)
7. Печать документов
Чтобы получить копию документа на бумаге, его можно распечатать из PDF-файла или загрузить в качестве HTML-файла.
Чтобы распечатать документ непосредственно из PDF-файла, выполните следующее:
Откройте документ, который нужно распечатать, выберите Файл, Печать.
В результате откроется готовый к печати PDF-файл с диалоговым окном параметров печати.
Чтобы перед печатью документа добавить в него номера страниц, выберите пункт Параметры печати...в меню Файл и установите место их отображения. Изменив настройки, нажмите кнопку Печать в нижней части окна. В результате откроется PDF-файл с диалоговым окном печати.
Чтобы загрузить документ в качестве HTML-файла, выполните следующее:
В документе выберите команду Файл, Загрузить как.., HTML (zip-архив).
Найдите загруженный файл на своем компьютере, разархивируйте его, выберите и нажмите кнопку Открыть
Открытие доступа к файлам и документам
Работать с офисными документами можно как самостоятельно, так и совместно с другими пользователями. Для этого, после создания нового документа, будь то текст, таблица или презентация, необходимо добавить доступ другим пользователям, кликнув по кнопке «Настройка доступа», и указать какие именно действия они смогут выполнять с вашими файлами. Так есть возможность открыть доступ конкретным людям только для просмотра содержимого, то есть для чтения, для просмотра с возможностью оставлять комментарии или же для последующего редактирования.
Просто введите список электронных адресов для пользователей, которым будет предоставлен доступ и из выпадающего списка выберете уровень доступа.
Чуть выше есть кнопка «Включить доступ по ссылке», после чего можно настроить опцию, выбрав действия, которые будут доступны всем обладателям ссылки на ваш документ. Плюсом данного способа является отсутствие необходимости вручную добавлять каждого конкретного участника, однако минус очевиден – любой случайно попавший на страницу, также получит к ней доступ.
Впрочем, иногда бывает удобно сделать документ публичным, открыв доступ по ссылке только для чтения, а затем дополнительно указать список email адресов для тех, кто будет работать над редактированием файла.
Нажав по ссылке «Расширенные», можно увидеть список пользователей, которым в настоящий момент уже открыт доступ к документу, а также какими именно правами эти пользователи обладают. Здесь же владелец документа может поменять права любому участнику, добавить или удалить пользователя.
Предоставив доступ новым участникам, каждый из них получит соответствующее уведомление на электронную почту и сможет перейти по ссылке к новому файлу. Кроме того, каждый будет иметь доступ ко всем файлам, которыми с ним поделились, на вкладке Google Диска – «Доступные мне». При необходимости можно добавить общий файл в любой раздел своего Хранилища, чтобы не выискивать желаемый документ в «Доступных мне», когда их там уже достаточно много.
Совместное редактирование документов
При совместной работе с документом в режиме онлайн всегда можно видеть иконки пользователей, одновременно работающих с файлом, а также есть возможность устроить обсуждение документа, нажав на кнопку чата. Кроме того, можно оставлять комментарии, причем после добавления комментария любым участником, иконка с пометкой будет отображаться на полях до тех пор, пока не будет отмечена как решенная. При этом список всех комментариев к документу всегда можно посмотреть, нажав на соответствующую кнопку «Комментарии».
Помимо иконок в верху экрана действия каждого участника над документом также отображаются в реальном времени. Можно увидеть где именно находится курсор того или иного пользователя, а также те действия, что он производит – ввод или удаление текста, редактирование и многое другое. Рядом с курсором каждого коллеги отображается его имя.
Те пользователи, которые не имеют прав на редактирование, но могут комментировать документ, могут оставить пожелания по изменениям в документе – они будут оформлены в виде комментариев. Обладатели прав на редактирование могут принять правку или отклонить ее.
Список активных действий над файлом можно посмотреть в его свойствах, выделив документ в Гугл Диске и кликнув на соответствующую пиктограмму. Во вкладке статистика будет информация по действиям участников.
Мир вокруг нас меняется. Если
раньше удаленная работа казалась чем-то
совершенно экзотическим, то сейчас это
уже считается в порядке вещей: по
недавно проведенным исследованиям
выяснилось, что к 2020 году одна пятая
часть всех россиян будут работать
удаленно. А, например, в США уже сейчас
удаленно работают больше трети всех
американцев.
У меня удаленная работа обычно
была связана с документами формата MS Word.
(Ну и изредка - с файлами презентаций.) В
текстовом редакторе Word еще со старых
версий (минимум лет двадцать назад)
присутствовали удобнейшие средства
рецензирования и совместного
редактирования документов, причем в
документе можно было сохранять всю
историю внесения изменений и вы всегда могли посмотреть, кто из
пользователей какие именно изменения
производил.Кстати, по моей практике
подавляющее большинство пользователей (и
даже профессиональных редакторов) понятия не имеют о том, что в Word
существуют подобные средства, и, когда им
приходится совместно работать над
документами, делают это по старинке:
вносят исправления в текст по живому
и пишут подробные комментарии в
примечаниях.
В старые времена, когда не было
облачных сервисов, документы
пересылались по электронной почте (или
передавались на дискетах) и это было не
очень удобно: какие-то версии файлов в
процессе терялись, новые версии
замещались старыми - и при этом терялась
часть исправлений.
Но со временем у компании Microsoft
появилось два очень существенных , значительно облегчающих
совместную работу над документами.
А новшества эти следующие: онлайновая
версия офисного пакета MS Office ,
позволяющая работать в привычных Word, Excel
и Power Point с любого компьютера, имеющего
доступ в Интернет, и облачный сервис OneDrive ,
с помощью которого можно легко
организовать хранение документов, над
которыми ведется совместная работа,
прямо в Интернете: при этом пользователи
уже вообще никак не привязаны к
конкретным компьютерам и могут иметь
доступ к нужным документам откуда
угодно.
Мне по роду работы главным
редактором в нескольких проектах
нередко приходится в подробностях
объяснять схему совместной удаленной
работы над документами новым авторам,
поэтому я решил изложить это все в
отдельной статье: оно пригодится и для
новых авторов, да и, вполне возможно, кто-то из
вас, дорогие читатели, для себя найдет
это полезным.
Как это все делается? Для начала нужно
зарегистрироваться в облачном сервисе OneDrive ,
который пригодится и для совместной
работы, и для архивирования важных
данных, и для удаленного доступа к вашим
документам и медиафайлам.Если
у вас уже есть учетная запись Microsoft, то в
OneDrive можно войти с этой учетной записью,
а если нет - просто создайте
эту учетную запись: для этого
потребуется указать какой-нибудь
работающий e-mail, к которому у вас есть
доступ.
Принцип
работы облачного сервиса OneDrive примерно
такой же, как и у, например, Dropbox :
вы имеете доступ к вашему персональному
хранилищу в Интернете (на сайте OneDrive) и
это хранилище можно синхронизировать с
соответствующим хранилищем на рабочем
компьютере, ноутбуке, планшете,
смартфоне. Для синхронизации с облаком
на компьютер (ноутбук, планшет, смартфон)
устанавливается соответствующее
приложение OneDrive, в котором производятся
настройки синхронизации.
Указываете
папку, где будут располагаться папки
OneDrive, указываете, какие из них должны
синхронизироваться, - и все, дальше OneDrive
все будет делать самостоятельно.Также
OneDrive умеет автоматически отправлять в
облако фотографии и видео, которые вы
делаете вашим смартфоном или планшетом.По
умолчанию бесплатно вам выделяют в
облаке 15 Гб пространства, что вполне
хватит для фото и документов. Однако
если вы используете план Office
365 (а я именно его и использую
буквально с первого дня появления - это
очень удобно), где за 286 рублей в месяц
или 2874 рубля в год вам предоставляются Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher и Access,
причем вы можете их устанавливать для
пяти пользователей на пяти компьютерах,
пяти планшетах и пяти смартфонах, то с этим
планом для каждого пользователя в OneDrive
выделяется аж 1 Тб, а уж туда слона можно
запихнуть.
Мой OneDrive
Впрочем, облачные возможности OneDrive - это удобно и полезно, однако нас сейчас этот сервис интересует прежде всего с точки зрения организации совместной удаленной работы. И тут OneDrive, конечно, заметно выигрывает у Dropbox, потому что именно под OneDrive хорошо заточены приложения MS Office.И работает это очень и очень просто. Смотрите. Например, создали вы в MS Word какую-то статью. Эту статью вам потом нужно отправить редактору (начальнику, коллеге), чтобы он сделал там свои замечания и статью подредактировал.Для этого вам данную статью нужно сохранить не в локальной папке, а в соответствующей папке OneDrive. Делается это буквально в один клик: в Word при сохранении документа просто выбираете свой OneDrive. (При первом доступе OneDrive попросит указать ваши данные учетной записи - e-mail и пароль.)
Ну и далее сохраняете свой документ, например, в папке "Документы Office Live". Или создаете в OneDrive для этого какую-то другую папку - как вам удобно.OneDrive интегрируется с Windows, и операционная система работает с его папками точно так же, как с локальными папками компьютера.
Теперь что нужно сделать? Дать доступ к этому документу вашему редактору (начальнику, коллеге). Это делается очень просто. В Word нажимаете Файл - Общий доступ . Появляется вот такое окно.
Там введите адрес того человека (людей), который должен прочитать и отредактировать вашу статью, после чего нажмите кнопку "Общий доступ".
Ему на e-mail придет соответствующее уведомление примерно такого вида.
А у вас в данных документа появятся все абоненты, которых вы пригласили.
Далее
вашему абоненту остается просто
щелкнуть по ссылке - и у него эта статья
появится для чтения в онлайновой версии
Word.
Там
есть ссылка "Редактировать документ":
с ее помощью документ можно открыть для
редактирования в онлайновой версии или
в MS Word.
Удобнее, конечно, работать с документом в Word, однако, в случае когда вы находитесь за чужим компьютером, онлайновая версия может стать выходом из положения.
Статья в онлайновом редакторе
Отображать или не отображать эти исправления на экране - включается в соответствующем меню.
Тот, кто редактирует документ, обычно все исправления на экране не отображает - так редактировать неудобно. Зато, когда автор получает документ после редактирования, он включает режим "Все исправления" - и прекрасно во всех мелочах видит то, что с его текстом делал редактор: и исправления, и удаления, и переформатирования, и примечания.
Скриншот кликабелен
На примечания можно отвечать, и там всегда видно, кто какие примечания делал.
Автор делает требуемые исправления, что-то там редактирует - и снова отправляет это редактору. У того тоже прекрасно видно, как изменился документ со времени его последнего редактирования, причем изменения и дополнения, сделанные автором, показываются другим цветом - это очень наглядно. (Вообще, для исправлений каждого пользователя выбирается какой-то свой цвет.)
Скриншот кликабелен
Причем
достаточно выбрать режим показа "Без
исправлений" - статья будет показана так,
как должна выглядеть в законченном виде.
Подобным
образом над документом (электронной
таблицей, презентацией, базой данных,
расписанием) могут работать десятки
различных людей. MS Office будет бережно
записывать все дополнения и изменения, и
там всегда можно будет откатываться на
какие-то предыдущие версии.Причем
система вполне нормально работает в
многопользовательском режиме, то есть
когда над документом одновременно
трудятся несколько человек. И вы всегда
можете увидеть, кто в данный момент
вместе с вами работает над этим
документом.
Возможности редактирования документа могут ограничиваться: например, одним пользователям будет разрешено только добавлять примечания, другим вообще разрешить только чтение. Также можно ограничивать набор разрешенных к применению стилей.
Кстати, в окончательном документе крайне желательно убрать всю историю изменений и комментарии, особенно если он предназначен для использования какими-то другими людьми. Сделать это довольно просто: нужно документ сохранить под новым именем и в меню Рецензирование - Принять выбрать пункт "Принять все исправления и прекратить отслеживание" - тогда вы получите окончательный текст (таблицу, презентацию и так далее) без всякой лишней информации.
А то я знаю случаи, когда пользователи очень жалели, что не стерли всю историю изменений в документе, а особенно - комментарии.Вот как-то так организуется удаленная работа нескольких человек над одним документом. Как видите, все очень просто, легко и удобно. Учетная запись Microsoft, использование OneDrive, использование онлайновых или офлайновых версий пакета MS Office, отслеживание изменений, различные виды просмотра изменений. И ваша совместная работа над документами будет крайне удобной, и всегда можно будет отслеживать любые шаги по изменению документа.Вроде бы все это вещи общеизвестные, но я, как ни странно, очень часто сталкиваюсь с тем, что, когда, например, мне должны прислать мою статью с какими-то правками, люди присылают документ без отслеживания изменений и я должен сличать их текст с моим, чтобы понять, где и что они понаисправляли. Да это же просто дикость какая-то: что им стоило включить отслеживание изменений - и я бы потом все мгновенно увидел?!!Так что не пренебрегайте подобными возможностями, они позволяют очень сильно экономить время и очень эффективно совместно удаленно работать над какими-то файлами.
