Основные задачи для базы данных Access рабочего стола. Описание базы Microsoft Access Как называется документ в программе ms access

Всем привет! Меня очень часто спрашивают как и где скачать Microsoft Access бесплатно. Честно говоря, устал в сотый раз объяснять одно и тоже, поэтому решил написать небольшую статью о том, как и где скачать Microsoft Access бесплатно. Обязательно дочитайте данный текст до конца, найдете для себя много полезной информации, а также небольшой бонус.

Способ 1: Официальный сайт разработчика Microsoft

Начну с того, что программа Microsoft Access входит в состав пакета программ Microsoft Office, в котором вы также можете найти Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint и т.д. Отдельно от всего пакета Office Microsoft Access вы не сможете не купить, не скачать. Если вас интересует лицензионный продукт, то первое, что вы должны сделать это перейти на официальный сайт Microsoft в разделе «купить Office» выбрать подходящую версию. На момент середины октября 2017 года в официальном магазине Microsoft доступные версии: Office 365 и office 2016.

Как вы видите, Microsoft Access входит в пакет «Office 365 для дома», который обойдется 3399 рублей в год (или 339 руб в месяц), и в пакет «Office 365 персональный», который стоит дешевле 2699 рублей в год (269 руб в месяц). Преимущества обоих версий вы можете видеть на скриншоте. Также обратите внимание, что Microsoft Access в пакет Office 2016 не входит.
Дорого или нет, каждый решает для себя сам.

Способ 2: Среда выполнения Microsoft Access

Второй не менее популярный вопрос: я скачал Microsoft Access с официального сайта, но моя база не открывается. Скорее всего речь идет не о полноценном Microsoft Access, а о среде выполнения Microsoft Access. Данное ПО действительно можно скачать бесплатно с официального сайта разработчика, но на выходе вы получите «обрезанный» Access, который позволит распространять приложения Access среди пользователей, у которых не установлен полноценный Access. Другими словами, вы сможете только просматривать базы данных, но редактировать или создавать новые БД вы не сможете.

Способ 3: поиск в интернете

Если вас не устраивает первые два варианта, то можно попробовать найти и скачать Microsoft Access бесплатно в интернете через поисковики. Сразу предупреждаю, что данный вариант не является легальным, и все риски по скачиванию нелицензионного ПО вы берете на себя. По таким запросам как «скачать Microsoft Access» или «Microsoft Access бесплатно» в интернете миллионы сайтов, пользоваться которыми я крайне не рекомендую. Тут могут быть как и откровенные «левые» сайты, которые занимаются распространением всевозможного вирусного ПО, так и просто сайты-пустышки, на котором ничего кроме потраченных нервов не получите.

Способ 4: Торренты

Четвертый способ как и где скачать Microsoft Access бесплатно — это торрент-трекеры. Это более безопасный способ, чем скачивание с обычных сайтов, но в любом случае торрент-трекер должен быть проверенным и не вызывать подозрений. Из практики скажу, что можно доверять таким гигантам как rutracker и nnm-club. Но опять же, вы должны понимать, что скачивание Microsoft Access даже с трекеров не является легальным. Хоть и кажется, что использование торрентов не должно вызывать трудностей, все равно возникает много вопросов, как и где скачать Microsoft Access бесплатно на торренте.
Вернемся к началу статьи, я напомню что программа Microsoft Access входит в состав пакета программ Microsoft Office. Многие на торренте ищут не Microsoft Office, а Microsoft Access и, соответственно, мало что находят.

Заключение

В данной статье я рассказал 4 способа как и где скачать Microsoft Access бесплатно. Какой вариант подходим Вам, решать, конечно же, Вам. Спасибо, что дочитали статью до конца, поэтому обещанный бонус ниже. В любом случае, настоятельно рекомендуется пользоваться только лицензионным Microsoft Access. Но, если вам нужно, скачать бесплатно Microsoft Access только в ознакомительных целях , то есть пара проверенных ссылок ниже. Еще раз повторюсь, ссылки представлены в ознакомительных целях, поэтому после знакомства с программой Microsoft Access рекомендуется удалить ее со своего ПК и приобрести полноценную версию в официальном магазине Microsoft.

Сегодня любой пользователь компьютерных систем на основе Windows знает, что в стандартный пакет офисных программ от компании Microsoft входит уникальный редактор под названием Access. Что собой представляет данная программа и как работать с ней, мы сейчас и рассмотрим. В данной статье, конечно, будут приведены только основные вопросы работы программой. Полное описание всех возможностей данного приложения займет не одну страницу.

Access: что это такое?

Что же собой представляет программа Microsoft Access? Access – это полнофункциональная программа, которая предназначена для работы с базами данных любого типа. В основе данной программы используется модель динамического обмена данными с интернет-публикациями и другими приложениями. Данная программа предусматривает использование инструментов автоматизации обработки любого типа информации, представленной в структурированном виде. Помимо всего прочего, Access это еще и пакет программ, в котором предусмотрена поддержка элементов ActiveX. Это существенно расширяет возможности программы в том плане, что она может использовать не только текстовые и табличные компоненты, но и объекты из интернета, и мультимедиа. Связи, устанавливаемые в приложении между базами данных (БД), дают возможность осуществлять точное отслеживание изменений в любой из них и автоматически корректировать параметры в других.

Access: основные направления использования приложения

Совершенно не удивительно, что в большинстве случаев Microsoft Access используется для полной автоматизации процессов анализа данных в бизнесе, бухгалтерии и так далее. Программа, благодаря своей универсальной структуре, может устранять появление так называемой избыточности данных, когда необходимо изменить какой-то параметр не путем ввода нового, а за счет корректирования старого, причем таким образом, чтобы данное изменение было отображено во всех связанных базах данных. На предприятии при помощи Access может вестись учет поставщиков, клиентов и мероприятий, в которые они вовлечены. Предположим, у поставщика меняются банковские реквизиты. Тогда достаточно будет изменить их в базе данных, и автоматическая корректировка коснется остальных баз данных. При этом будет осуществлена замена данных, а не ввод новой информации наряду с существующей. Это изменение будет касаться только связанных мероприятий. В некотором смысле пользователь получает полную автоматизацию. Это же касается и складского учета. Предположим, какая-то группа товаров продается через соответствующее подразделение предприятия. Тогда товарные позиции будут автоматически списаны в базе данных товара, имеющегося в наличии на складе. Стоит отметить, что это только самые простые примеры. Приложение на самом деле имеет более широкие возможности.

Microsoft Access: структура

Если же говорить об удобстве работы, то оно может быть достигнуто благодаря наличию основных элементов, которые играют важную роль при анализе и обработке данных. К основным элементам можно отнести следующие:

1. Таблица – это элемент, в котором хранится основная информация в определенном формате (текстовый, числовой, графический);
2. Запрос – это средство обращения к связанным элементам, другим базам данных или сторонним программам;
3. Форма – это предоставление данных или информации в удобном для пользователя виде;
4. Отчет – это вывод обработанных результатов;
5. Макрос – это исполняемый элемент, который позволяет при возникновении какого-то события выполнять определенные действия, формирование отчета, создание запроса;
6. Модуль – представляет собой средство языка Visual Basic, которое позволяет существенно расширить возможности программы на основе использования многочисленных функций и создания процедур;

Microsoft Access: связь с внешними базами данных и другими программами

Как уже должно быть понятно, Microsoft Access позволяет не только использовать собственные данные, вводимые пользователем, но и связывать их между собой. Возможности программы таковы, что информация может быть импортирована из различных приложений, например, Paradox, FoxPro, Excel, Word итак далее. Данные для упрощения процедур можно не импортировать, а связывать, причем не только с данными программами, но и с источниками в интернете или сетевом окружении. Сам процесс связывания осуществляется на базе запросов по типу того, как работают базы данных SQL. Кстати программа Access их тоже поддерживает.

Как создать базы данных на основе шаблонов?

В программе Microsoft Access основным элементом является таблица. Данный компонент по внешнему виду очень похож на таблицы Excel, однако он имеет более широкие возможности. Да и принцип работы с данными элементами имеет свои отличительные особенности. Однако создать при запуске свою собственную базу данных довольно просто. Пользователю после появления приветственного окна предоставляется выбор шаблонов, на основе которых и будет создана будущая структура базы данных в форме таблицы. По-другому данное представление называется Backstage. Тут вы сможете найти и встроенные заготовки, которые понадобятся вам при выполнении конкретных задач. Если ни одна из представленных заготовок не соответствует требования пользователя, что маловероятно, можно обратиться к поиску на официальном ресурсе компании Microsoft. Когда нужный шаблон будет выбран, его нужно будет сохранить в виде файла, указав при этом имя и местоположение. Приложение после этого автоматически сформирует нужную табличную структуру.

Как создать базу данных с нуля?

В данном вопросе стоит учитывать ряд ограничений. Так, например, базы данных для настольных персональных компьютеров не поддерживают интернет-публикации. Веб-базы не согласуются с некоторыми функциями предыдущих. После того как начальная таблица будет создана, можно будет переходить к внесению информации. Стоит обратить особое внимание на тот момент, что данные можно вносить исключительно в смежные строки и столбцы. Не стоит также добавлять между ними пустые ячейки, как это делается в приложении Excel.Важнейшим условием является то, что в каждом столбце должны содержаться данные только одного типа. Таким образом, если формат изначально предусматривает использование даты и времени, то введенная в столбце информация с вычислениями на основе экспоненты распознаваться не будет. По возможности нужно планировать таблицу именно в этом ракурсе. Чтобы упростить работу, можно использовать специальный режим конструктора.

Особенности импорта и связывания данных с другими источниками

Если говорить об импорте данных, то здесь программа Microsoft Access имеет практически неограниченные возможности. Главное условие заключается в том, что импортируемые данные должны быть разбиты по типу табличных, как это делается в Wordили Excel. Если импорт осуществляется, например, в текстовом варианте программы «Блокнот», то для создания подобной структуры можно использовать клавишу «Tab»(табулятор). Также имеется возможность использования списков Share Point и связывания данных для упрощения работы. Для этой цели на вкладке внешних данных, которая расположена в группе связывания и импорта, применяется специальная команда. Тут также предлагаются и уже готовые решения (Word, Excel итак далее). В случае выбора останется указать только расположение необходимого файла, место хранения в текущей базе данных, а затем подтвердить сделанный выбор.

Послесловие

Таким образом, выглядит приложение Access. На данный момент эта программа пользуется большой популярностью среди широкого круга пользователей, так как ее разработчики, старались объединить в ней возможности других программ данного типа. Это и позволило сделать данное приложение очень гибким в автоматизации большинства необходимых функций и настройке. Можно только добавить, что программа Microsoft Access представляет собой мощный программный продукт для обработки данных. Access позволяет с легкостью создавать базы данных и управлять ими. Данный программный продукт подходит как для небольших проектов, так и для крупного бизнеса. Access является прекрасным помощником для хранения информации различного рода.

Access 2010, не смотря на популярность и простоту в использовании, для большинства пользователей остается тайной за семью печатями. Эта программа, изданная впервые в 1992 году для Windows 3.0, вошла в пакет Microsoft Office и широко распространилась благодаря удобному юзабилити и возможности написания приложений на базе самого Access для работы со сложными базами данных.

Хотя при первом столкновении с Microsoft Access 2010 кажется, будто такой программой пользуются лишь продвинутые пользователи, компьютерщики и программисты, на практике она может значительно упростить жизнь любому работающему человеку.

Access 2010 на русском скачать бесплатно:

Чтобы понять смысл использования Access, достаточно представить себе простой блокнот, в котором ведется таблица с перечнем произведенных работ, их датировки, стоимости и результатов. Такой блокнот можно вести и вручную, даже если имеется несколько видов работ по различным расценкам. В таком случае итоги подбиваются с помощью простого калькулятора.

Как установить Access 2010

Запустите программу установки нажмите «Настройка»

Пометьте в списке не устанавливать все кроме Access и средства Office

Нажмите установить, дождитесь выполнения установки.

Если проблема в скачивании:

Организовать и упорядочить

Но что делать, если подсчеты нужно производить сразу для десятка рабочих, выполняющих по 2-3 вида работ? За целый месяц может накопиться около сотни разнообразных таблиц, итоги по которым придется пересчитывать регулярно. Одна единственная таблица с подвязанными данными рабочих, видами работ, их стоимостью и любой другой необходимой информацией в Access способна заменить тысячи единичных табличек. Удобство состоит еще и в том, что редактирование данных в любой подвязанной базе будет произведено автоматически в главной таблице и везде, где упоминается измененная информация.

Это нужно каждому

Даже если вы не владеете бизнесом, не считаете деньги и не организовываете чей-либо труд, эта программа поможет в ведении семейного бюджета, оплат коммунальных услуг, регистрации адресов и телефонных номеров, и т.п.

Особенности работы с программой

Access представляет собой реляционную систему управления базами данных, то есть набор средств для управления комплексом двухмерных таблиц. Для начала работы можно воспользоваться стандартным шаблоном: факультет, проекты маркетинга, задачи, контакты и другие.

Самое удобное – это возможность быстро получать необходимую информацию путем создания запросов, а сформированные из таблиц отчеты оптимизируют данные в удобном для распечатки виде. На практике оказывается очень полезной возможность создания веб-страниц с данными, доступными в сети Интернет. Это помогает скоординировать работу людей, работающих на дому в разных местах города или вовсе в разных городах.

Microsoft Access 2010 отлично приспособлен не только для домашней работы, но и для программирования баз данных с последующей демонстрацией результата заказчику. Полученные на его основе приложения, написанные на Visual Basic for Applications, помогают скоординировать даже довольно масштабные бухгалтерские расчеты, а возможность создания макросов делает эту работу еще более легкой.

Основным предназначением этой программы является создание и работа с базами данных, которые могут быть подвязаны как под мелкие проекты, так и под крупный бизнес. С её помощью вам будет удобно управлять данными, редактировать и хранить информацию.

Приложение пакета Microsoft Office – Access – служит для работы с базами данных

Естественно, перед началом работы вам потребуется создать или открыть уже существующую базу данных.

Откройте программу и перейдите в главное меню, нажав на команду «Файл», а там выберите пункт «Создать». Создавая новую базу, вам на выбор будет представлена пустая страница, которая будет иметь в себе одну таблицу либо же веб-база данных, позволяющая вам пользоваться встроенными инструментами программы для, например, ваших публикаций в интернете.

Кроме того, для максимального упрощения создания новой базы , пользователю на выбор предоставлены шаблоны, позволяющие создать базу, ориентированную на конкретную задачу. Это, между прочим, может помочь вам быстро создать необходимую форму таблицу, не настраивая всё вручную.

Наполнение базы данных информацией

Создав базу, необходимо её заполнить соответствующей информацией, структуру которой стоит заранее продумать, ведь функциональность программы позволяет оформлять данные в нескольких формах:

1. Сейчас самым удобным и распространённым видом структуризации информации является таблица. По своим возможностям и виду, таблицы в Access не сильно отличаются от таких же в Excel, что, в свою очередь, значительно упрощает перенос данных из одной программы в другую.
2. Вторым способом внесения информации являются формы, они чем-то похожи на таблицы, однако, обеспечивают более наглядное отображение данных.
3. Для подсчёта и вывода информации из вашей базы предусмотрены отчёты, которые позволят вам проанализировать и высчитать, например, ваши доходы или количество контрагентов, с которыми вы работаете. Они очень гибки и позволяют производить любые расчёты, в зависимости от внесённых данных.
4. Получение и сортировка новых данных в программе осуществляется посредством запросов. С их помощью вы сможете найти определённые данные среди нескольких таблиц, а также создать или обновить данные.

Все вышеперечисленные функции находятся в панели инструментов, во вкладке «Создание». Там вы можете выбрать какой именно элемент желаете создать, а затем, в открывшемся «Конструкторе», настроить его под себя.

Создание базы данных и импортирование информации

Создав новую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы можете заняться её заполнением вручную либо наполнить копируя необходимую информацию из интернета. Обратите внимания, что каждая внесённая вами часть информации должна быть размещена в отдельной колонке, а каждая запись иметь личную строку. Кстати, колонки можно переименовать, чтобы лучше ориентироваться в их содержимом.

Если же вся необходимая вам информация находится в другой программе или источнике, программа позволяет настроить импортирование данных.

Все настройки импортирования находятся в отдельно вынесенной в панель управления вкладке, которая называется «Внешние данные». Здесь, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, среди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, интернет-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав необходимый формат, с которого будет перенесена информация, вам потребуется указать путь к месторасположению файла. Если же она размещена на каком-либо сервере, программа потребует от вас ввести адрес сервера. По мере импорта вы столкнётесь с различными настройками, которые предназначены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.

Основные ключи и взаимосвязи таблиц

При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.

Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.

Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.

Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных. Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День». Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.

Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа. Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».

Создание и виды запросов

Запрос является действием в программе, благодаря которому пользователь может редактировать или вносить информацию в базу данных. Фактически запросы делятся на 2 вида:

1. Выборный запросы, благодаря которым программа достаёт определённую информацию и делает по ней расчёты.
2. Запросы действия, добавляющие информацию в базу либо удаляющие её.

Выбрав «Мастер запросов» во вкладке «Создание», программа проведёт процесс создания определённого типа запроса . Следуйте инструкциям.

Запросы могут значительно помочь вам упорядочить данные и всегда обращаться к конкретной информации.

Например, вы можете создать выборный запрос по определённым параметрам. Если вы хотите увидеть информацию по конкретной дате или дню таблицы «День» за весь промежуток времени, вы можете настроить подобный запрос. Выберите пункт «Конструктор запросов», а в нём нужную вам таблицу. По умолчанию запрос будет выборным, это становится понятным, если глянуть на панель инструментов с выделенной там кнопкой «Выборка». Для того чтобы программа искала именно ту дату или день, который вам нужен, найдите строку «Условие отбора» и введите туда фразу [какой день?]. Запомните, запрос должен быть помещён в квадратные дужки и заканчиваться на знак вопроса либо на двоеточие.

Это лишь один из вариантов использования запросов. На самом деле, с их помощью также можно создавать новые таблицы, отбирать данные по критериям и т. д.

Настройка и использование форм

Благодаря применению форм , пользователь сможет легко просматривать сведения по каждому полю и переключаться между существующими записями. При длительных вводах информации использование форм упрощает работу с данными.

Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который появится стандартная форма, основанная на данных вашей таблицы. Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д. Обратите внимание, что если в приведённой таблице присутствуют взаимосвязи, вы увидите их и сможете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые позволят последовательно открывать каждый столбец вашей таблицы либо же сразу переместиться на первый и последний. Теперь каждая из них является отдельной записью, поля которой вы можете настроить, кликнув мышью на кнопку «Добавить поля». Изменённые и внесённые таким образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. После настройки форма, необходимо сохранить её, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+S».

Создание отчёта

Основным предназначением отчётов является предоставлению пользователю общей сводки по таблице. Отчёт можно создать абсолютно любой, в зависимости от данных.

Программа даёт вам выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:

1. Отчёт - будет создан автоотчёт, использующий всю предоставленную в таблице информацию, однако, данные не будут сгруппированы.
2. Пустой отчёт - не заполненная форма, данные для которой вы сможете выбрать сами из необходимых полей.
3. Мастер отчётов - поможет вам пройти процесс создания отчёта и проведёт группирование и форматирование данных.

В пустой отчёт вы можете добавить, удалить или редактировать поля, наполняя их необходимой информацией, создавать специальные группы, которые помогут отделить определённые данные от остальных и многое другое.

Выше приведены все азы, которые помогут вам справится и настроить под себя программу Access, однако, её функциональность достаточно широка и предусматривает более тонкую настройку рассмотренных здесь функций.

Microsoft Access - это программа для создания баз данных, которая позволяет с легкостью управлять и редактировать базы данных. Она подходит буквально для всего, начиная от небольших проектов и заканчивая крупным бизнесом, она очень наглядна. Это делает ее прекрасным помощником для ввода и хранения данных, поскольку пользователю не нужно иметь дело с таблицами и графиками. Приступайте к чтению, чтобы научиться использовать Microsoft Access максимально эффективно.

Шаги

Часть 1

Создание запроса на создание таблицы

Выберите таблицу(-ы) из которых вы хотите извлечь данные. Дважды щелкните по таблице, из которой необходимо извлечь информацию. Вы можете использовать сразу несколько таблиц, если требуется.

Выберите поля, из которых нужно извлечь данные. Дважды щелкните по каждому полю для добавления. Оно будет добавлено в сетку запросов.

Выставьте необходимые критерии. Если вам нужна определенная информация из полей, установите фильтр по критериям. Перейдите в раздел «Создание запроса на выборку по критериям» выше за более подробной информацией.

Протестируйте запрос, чтобы убедиться, что он выводит нужные результаты. Прежде чем создать таблицу, выполните запрос, чтобы убедиться, что он извлекает необходимую вам информацию. Настраивайте критерии и поля, пока не получите нужный вам результат.

Сохраните запрос. Нажмите Ctrl + S, чтобы сохранить запрос для дальнейшего использования. Он появится в колонке навигации в левой части экрана. Если вы нажмете на этот запрос, вы сможете использовать его снова, затем перейдите на вкладку «Конструктор».

Нажмите на кнопку «Создать таблицу» в группе выбора типа запроса. Появится окно, запрашивающее имя новой таблицы. Введите имя таблицы и нажмите «ОК».

Нажмите кнопку «Выполнить». Согласно установленным запросам будет создана новая таблица. Таблица появится в колонке навигации слева.

Создание запроса на добавление

Откройте ранее созданный запрос. Вы можете использовать запрос на добавление, чтобы добавить информацию в таблицу, которая уже создана в другой таблице. Это полезно, когда необходимо добавить больше данных в готовую таблицу, созданную по запросу создания таблицы.

Нажмите кнопку «Добавление» во вкладке «Конструктор». Откроется диалоговое окно. Выберите в нем таблицу, которую нужно дополнить.

Измените критерии запроса, чтобы они соответствовали добавляемой информации. Например, если вы создали таблицу с критерием «2010» в поле «Год», измените это значение согласно добавляемой информации, например «2011».

Выберите, куда именно вы хотите добавить информацию. Убедитесь, что добавляете данные в подходящие поля для каждой добавляемой колонки. Например, если вы вносите изменения, приведенные выше, информацию следует добавить в поле «Год» на каждой строчке.

Выполните запрос. Нажмите кнопку «Выполнить» на вкладке «Конструктор». Запрос будет проведен и информация будет добавлена в таблицу. Вы можете открыть таблицу, чтобы убедиться в правильности введенных данных.

Часть 5

Выберите таблицу, для которой вы хотите создать форму. Формы отображают данные по каждому полю и позволяют с легкостью переключаться между записями или создавать новые. Формы - необходимый инструмент при длительных периодах ввода информации; большинство пользователей считают, что пользоваться формами гораздо проще, чем таблицами.

Нажмите кнопку «Форма» во вкладке «Создание». Будет автоматически создана форма, основанная на данных из таблице. Программа Access автоматически создает поля с нужным размером, но по желанию их всегда можно изменить или сдвинуть.

• Если вы не хотите отображать определенное поле в форме, вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши и нажмите «Удалить».
• Если таблицы связаны между собой, над каждой записью появится описание, отображающее объединенные данные. Так редактировать эти данные гораздо проще. Например, каждому торговому представителю можно приписать базу клиентов.

1. Перемещайтесь по новой форме. Указатели в форме стрелок позволяют перемещаться от одной записи к другой. Поля будут заполнены вашими данными в момент переключения между ними. Вы можете воспользоваться кнопками по краям, чтобы сразу перейти к первой или последней записи.

   Нажмите кнопку описания, чтобы воспользоваться таблицей. Она находится в верхнем левом углу и позволяет изменять значения выбранной таблицы с помощью форм.

   Внесите изменения в существующие записи. Вы можете изменять текст в любом поле каждой записи, чтобы изменить информацию в таблице. Все изменения автоматически отобразятся в таблице, то же произойдет и во всех связанных таблицах.

   Вносите новые записи. Нажмите «Добавить запись» возле кнопок навигации, чтобы добавить новую запись в конце списка. Затем вы сможете использовать поля для внесения данных в пустые записи внутри таблицы. Это гораздо проще, чем добавлять новые данные через табличный вид.

   Сохраните форму, когда закончите работу с ней. Убедитесь, что сохранили форму, нажав Ctrl + S; вы сможете с легкостью войти в нее снова позже. Она появится в колонке навигации в левой части экрана.

Часть 6

Выберите таблицу или запрос. Отчеты позволяют быстро отобразить сводку по нужным данным. Их часто используют для создания отчетов по выручке или для отчетов по доставке, но их можно настроить почти для любой области использования. Отчеты используют данные из таблиц или запросов, созданных вами ранее.